法律文书如何“消灭”错别字

备选标题：没有被错别字折磨过的人生是不完整的

备选标题：法律文书如何减少错别字

引言：错别字为何“屡禁不止”？

没有被错别字折磨过的人生是不完整的，虽然标题是如何“消灭”错别字，但彻底消灭错别字并不现实。无论从事诉讼还是非诉业务，都常需要在一定时限内提交定稿文书，因此多数情况下，时间可能“不够用”，留给检查错别字的时间就更加有限了。在时间非常有限的情况下，如何最大程度地减少错别字，避免出现严重错误，可能是更为合理的一个目标。

特别说明：本文受到了赵宏老师《校对：法律人的基本功》¹一文的启发，结构有参考该文章。

一、校对的基本方法

赵宏老师在《校对：法律人的基本功》一文中提到了出版物常见的三种校对方式（读校、折校、唱校），而我们团队工作中常用的是其中的两种校对方式，一是读校，二是唱校。

读校是指一字一句地阅读，在通读的过程中发现问题，更正问题。我们的经验是，使用word完成文书写作之后，如果依然在电脑上校对，很多问题会看不出来。但如果将文书打印出来【将多页文书打印到一页A4纸（选择“双面打印”，并且“每版打印2页”）上，节省纸张】或者转换成PDF格式，在变换文书呈现形式之后，文书有一定的新鲜感（或者叫陌生感），我们更容易发现文书中的文字错误。

唱校是指，一人将文本读出来，另一人边听边检查文书。我们发现，有些文书中的表述不通顺之处，或者表述太复杂的地方，用这种方式更容易发现。当然工作中，我们常用的是word自带的“大声朗读”功能，让word软件进行“朗读”，只不过word软件“朗读”的速度较慢。秘塔写作猫和一些文字转语音的软件，可以将文字转为语音之后，加速朗读出来，节省时间。但使用软件“朗读”存在一个弊端，人在“朗读”的时候，很容易发现同音的错别字，但软件朗读时，听者可能听不出来。

在选择合适的校对方式之后，可以在团队内部进行双人交叉校对，一人负责文本定稿，一人辅助校对，有些问题起草文书时意识不到，需要有其他人的视角辅助校对。

二、校对的注意力分配

如赵宏老师的观点，资深律师和初级律师在做校对工作的时候，资深律师往往速度更快、效果更好，这主要是因为资深律师校对的经验更为丰富，知道哪些地方更容易出现错误（其实就是犯过更多错误，有经验了），而初级律师没有太多经验，不知道如何分配注意力，抓不住重点，在对文本通篇倾注同等注意力的情况下，检查效果就没那么好。

因此，我们参考了赵宏老师的文章，归纳法律文书中需要着重检查校对的事项。

（一）事实性问题

事实性问题是指与案件基本事实相悖的错误，案件基本事实是法律文书的基石，必须确保表述准确无误。

消除事实性问题可以从问题源头出发，对于案情复杂、持续时间长的案件，在办案过程中应制作“案情事实梳理表”（大事记），按照时间顺序或涉案主体关系整理事实，列明案件所涉关键事实要素（如：当事人名称、身份证号/注册号、案号、关键日期、标的额、特定地点等），并附上相关文件、材料的标准名称（以免引用时出现名称错误），在撰写文书时可对照表格排查错误。

文书成文后，应审查关键事实要素是否准确，逐项与“案情事实梳理表”或所引用的原文件进行交叉比对。

如果案件持续时间过长，可能出现信息变更，如当事人名称、住所、法定代表人及其职务、当事人之间的关系等，应及时更新。

（二）法律专业问题

法律专业问题主要分为法条引用错误及案例引用错误。

关于法条的引用，应检查法条是否属于现行有效的法条，若法条存在多次修订需要标明对应的修订版本，方便阅读对照。常用数据库如“北大法宝”、“威科先行”等通常会标注法条效力，但对于某些制定时间久远、不常引用的法条，需作进一步确认（可查看法院裁判文书中的引用情况），以免因数据库未及时更新导致引用错误；同时，应结合司法解释、专业书籍等确认法条引述是否正确；此外，根据《中华人民共和国立法法》第六十五条²，法条按照条、款、项、目依次展开，若仅节选部分条文要注意精准引用。

关于案例的引用，要核查案例是否为生效法律文书（对于部分只能查到一审判决的案例，应当核实有无案件申请执行信息，以确认一审判决的生效情况），引用的案号是否准确；若直接引用案例原文，要使用双引号（“”），并保证引号内文本内容完全与原文一致，若为方便阅读理解需对引用文本进行备注，可在引用的文本内部使用括号注明，如“某法院已受理某甲公司（注：该案主债务保证人、出质人）的破产重整申请”。

（三）逻辑性问题

逻辑是连接事实与法律的桥梁，亦是文书骨架，逻辑性问题可以按照从宏观到微观的视角进行排查。

文书成文后，可先整体审视文章结构，检查文书整体及每一部分是否具备“提出主张”、“列明法律依据”、“陈述事实”、“说理论证”、“得出结论”的基本逻辑框架（当然，该框架并不需要生搬硬套，但无论是哪一种框架，至少应逻辑严密、条理清晰）。

在确保文书框架的基础上，再对文书微观层面的逻辑性问题进行排查，如说理的因果关系是否准确，是否存在主张的矛盾（如主张合同无效与主张相对方承担违约责任存在矛盾）等。

（四）语言文字规范问题

语言文字规范问题，通俗来说，也即文书出现字词错误。

我们常用的检查方法是：首先是提升错别字敏感度，有部分用词在法律文书中极其常见且容易与其他字词混淆，应重点检查，常见如“在”、“再”混用，“与”、“于”混用，“的”、“地”、“得”混用等；其次是将同一份文书在团队内流转检查，让不同的人来校对同一份文书能有效扫除他人的检查盲区；最后是检查形式，将稿件打印成纸质文件检查，通过转换文书媒介的方式增加陌生感，以提升检查效果，同时打印文书使得格式、版面错误也更为直观，对于重要法律文书，需要使用word或者软件“朗读”功能进行“唱校”，基本上可以“消灭”错别字。

通篇检查文书错别字的同时，还应该检查文章语句是否通畅，是否存在有歧义的表达，避免使用指代不明的代词（如“其”、“该”、“对方”），尤其在长句子中，尽量直接使用主体名称以确保表述清晰；检查是否存在过于口语化的表述，如“退一步来说”可以表述为“退一步而言”等；检查简称的使用是否一致，简称首次出现位置是否正确，是否存在约定了简称却未使用该简称的情况，是否对同一主体、事项约定过多简称，以及是否对某一简称所指内容的边界不够清晰；检查援引的证据名称、序号、页码是否正确；检查同一案件不同文书对同一主体、事项的表述是否统一；检查时间、金额等数字形式是否一致等。

（五）标点问题

标点的使用可参考《标点符号用法》（GB/T 15834\-2011），本文不作详述，仅就常见标点符号使用不规范做一点提示。

引文前后若添加引号，则引号内的内容必须与原文一致，根据原文自行调整的表述不能使用引号；单书名号不能直接使用键盘打出来的“<”、“ >”（该等符号实际上是数学中的大于号、小于号），可通过输入法键入特别字符输出单书名号“〈”、“〉”。

（六）格式问题

文书的格式影响阅读者对文书的第一印象，体现文书专业性。

若将文书打印成纸质文件检查，可以迅速排查文书整体是否存在明显的格式错误，但字号的微小偏差、字符格式及文本中是否存在“空格”等错误通过电子版本文件检查更高效。

我们建议，为最大程度减少格式错误，应制作样式模板统一管理标题、正文格式，并设置快捷键，提升文书写作效率的同时，避免每一次撰写文书需要重新设置格式而“引入”错误。同时，从其他文件中复制、粘贴文字时，务必使用“纯文本粘贴”（win系统可使用快捷键Ctrl\+Shift\+V，“粘贴为纯文本”）。

检查格式错误时，应检查页眉、页脚的格式及内容；检查全文页码是否正确、连续；检查全文符号全半角形式是否规范使用；检查字体、字号是否统一；检查文书是否存在空格、空行（可直接使用“查找”功能排查）。

（七）图表问题

对于图片，应检查是否清晰，使用黑白打印能否正常显示图片内容，并根据实际情况作相应的处理，如替换图片，使用彩色打印等。

对于表格，若表格存在序号，应检查序号是否使用“自动编号”；若表格不同栏目使用不同的底纹，应检查同一层级的栏目所使用的底纹是否一致。

文中若提及“详见下图/表X”，应检查图文是否匹配，当图表置于文本中会导致版式错乱时，可考虑作为附件、附表提交。

（八）表述一致性问题

保证表述一致性即保持同一文书前后、同案文书之间用语统一。

举例而言，某份法律文书，对于“某一项文件被告方是否编制”使用了三种不同的表述：“被告已编制该文件”、“被告已出具该文件”、“被告已提供该文件”，事实上“编制”、“出具”、“提供”在语义上存在细微差异，而涉案合同原文明确约定的用语是“编制”，应当全文统一使用“编制”，与合同文本保持一致。

为保证表述一致，撰写文书时，尽量避免自行创设新的概念或表述，严格按照合同约定、法律规定、双方当事人习惯性表述来组织语言。

三、对于其他易错点的提示

（一）使用文字识别功能导致的错误（OCR陷阱）

现在文字识别技术已经比较成熟，我们工作中也会经常使用微信截图文字识别或者其他文字识别工具。

这些文字识别工具在帮我们提高工作效率的同时，也可能会带来意想不到的错别字。尤其在用于文字识别的文件本身分辨率、清晰度有限的情况下，文字识别出现错别字的概率更高，需要提高警惕。

一个常见的易错点是：文字识别时，软件容易把中文文本中的中文标点识别成英文标点，导致文书中出现中英文标点混用。针对这一易错点，“秘塔写作猫”的错误识别功能已经做得比较好，可以快速识别出来。在个人不借助辅助检查工具检查中英文标点混用错误时，一个直观的差别是，如果使用了英文标点，文字之间的间距相对较小。

（二）文本整体替换风险与防范（Word替换技巧）

Word软件在对文字进行整体替换时（呼出快捷键为“Ctrl\+H”），有时因文本中存在近似词语，容易出现错别字。

以一个常见的场景为例：《仲裁申请书》文本中，同时存在“申请人”与“被申请人”，现在需要将“申请人”、“被申请人”整体分别替换成当事人简称，如“正派公司”、“反派公司”，如果直接进行替换，我们会发现，不仅“申请人”被整体替换成了“正派公司”，“被申请人”这一词语因为包含“申请人”三个字，也被整体替换成了“被正派公司”，此时就出现了笔误（见下图高亮处）。

对于这种情况，更好的做法应该是：首先将“被申请人”（该词语涵盖“申请人”，应先行替换）整体替换成文本中不存在的一个词语，比如“part A”，然后将“申请人”整体替换成“正派公司”，最后再将“Part A（对应被申请人）”替换成“反派公司”。为进一步避免错误，在进行整体替换的时候，可以打开“修订模式”，整体替换之后，再快速对文本修订痕迹（替换痕迹）进行校对，确认没有问题再接受修订。

四、善用第三方校对工具

除了上文提到的校对方法之外，现如今有一些第三方的校对工具，校对功能比较好用，可以减少工作量，甚至有时候可以发现一些人工校对中不容易发现的问题。

笔者使用较多的是“秘塔写作猫”（此处仅是举例，其他类似工具，或者AI校对工具也都有帮助），一般用在初稿的校对和最终定稿时校对。当然校对工具也不是万能的，还是需要跟人工校对结合使用。

五、不弃微末，久久为功

法律文书中出现错别字是很正常的，人不是机器，不可能不出错，我们能做的就是在检查的过程中就尽量把错别字找出来，这其中有些错别字是经常出现的，可以制作一个错别字清单，在文书定稿的时候进行检查，及时更正。

错别字看上去是一件小事，但却是律师工作中的基本功，只有练就扎实的基本功，才能稳步提高，并为当事人、客户提供更为优质的服务。

注释

1. 赵宏：《校对：法律人的基本功》，https://mp.weixin.qq.com/s/K\_Ajzir7tt6uPriLv44K0g。

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2. 《中华人民共和国立法法（2023修正）》第六十五条

   法律根据内容需要，可以分编、章、节、条、款、项、目。

   编、章、节、条的序号用中文数字依次表述，款不编序号，项的序号用中文数字加括号依次表述，目的序号用阿拉伯数字依次表述。

   法律标题的题注应当载明制定机关、通过日期。经过修改的法律，应当依次载明修改机关、修改日期。

   全国人民代表大会常务委员会工作机构编制立法技术规范。

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